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Cómo Evitar los Abusos de
las Licencias

Introducción

"El propósito de las
licencias..."

Abusos de las licencias

Costo de Abuso de
Licencias

Tipos de Abusos

Reglas y Procedimientos

"Si se enferma un
familiar..."

"Al llamar"

"El empleado puede
ausentarse por..."

Citas Médicas

"OJO"

Sanciones

Licencia por Vacaciones

"Idealmente"

"Se puede llamar a
un..."

Licencia por Accidente
del Trabajo

"El Fondo
determinará el diagnóstico"

Cómo identificar abusos
de las licencias

Indicadores de abuso

Patrón de Ausencias

"Si usted encuentra
un patrón..."

Accidentes del Trabajo

"El abuso a la
protección..."

"Problema"

"El empleado es dado
de..."

"Empleado se reporta
al FSE..."

¿Cómo identificar el
fraude?

"El empleado
anticipa que va..."

"El empleado se
dedica en..."

"El empleado tiene
un historia..."

"Empleado se empieza
a enfermar..."

"No se reporta el
accidente..."

¿Qué debe hacer el
patrono?

Otras Acciones

Otras Acciones

Manténgase Informado

Revisión de Políticas de
Licencias

Política Modelo

"Penalidades"

"La ventaja de este
sistema..."

Certificados Médicos

¿Qué hacer con HIPAA?

Información que puede
pedir al FSE

FIN

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Cómo Evitar los Abusos de
las Licencias

Manuel A. Quilichini

(787) 620-6969

[email-masked]

www.prlex.com

@Manuel A. Quilichini 2003

Introducción

En Puerto Rico hay un sinnúmero
de licencias concedidas al empleado

Vacaciones

Enfermedad

Fondo del Seguro del Estado

FMLA

SINOT

A estas licencias hay que
añadir los días feriados reconocidos por ley

"El propósito de las
licencias..."

El propósito de las licencias
es permitir que el empleado se ausente por una razón válida sin que se afecte
su salario o compensación

Las licencias no son para que
el empleado las utilice todos los años en su totalidad

Si el empleado disfruta todas
las licencias, trabajaría aproximadamente 9 meses al año o menos

Abusos de las licencias

Es algo común que ciertos
empleados abusen de las licencias que les concede la ley

Propósito de esta charla es
ayudarlos a identificar estos fraudes y buscar la manera de tomar acción
correctiva sin que el patrono se meta en problemas

Costo de Abuso de
Licencias

Costos directos

Pago por trabajo no realizado

Costos indirectos

Alteración de taller de trabajo

Sustitución de empleado en
licencia

Dificultad de programar trabajo
al no saber cuando el empleado regresará

Tipos de Abusos

Fraude

La utilización de la licencia
para fines contrarios a la ley

Es un acto consciente e
intencional

Puede ser un delito

Malingering

Puede ser una conducta o patrón

Puede reflejar otros problemas

Hipocondríaco

Reglas y Procedimientos

El primer paso para minimizar
el abuso de las licencias es el tener políticas y reglas claras sobre cuando
y cómo se toman las licencias, y cómo se deben reportar.

Licencia por enfermedad – Será
utilizada única y exclusivamente cuando el empleado esté enfermo o cuando
tenga que asistir a una cita médica.

"Si se enferma un
familiar..."

Si se enferma un familiar del
empleado, no puede coger el tiempo contra la licencia por enfermedad.

El empleado debe llamar a su
patrono para notificarle de que se va a ausentar antes de que comience la
jornada de trabajo

Debe llamar a su supervisor
inmediato o a la oficina de Recursos Humanos

"Al llamar"

Al llamar, persona que recibe
la llamada debe anotar hora de la llamada, razón que ofrece el empleado para
la ausencia, y fecha en que espera retornar al trabajo.

Si no llama el empleado mismo,
se debe tomar el nombre y parentezco de la persona que origina la llamada.

Al reintegrarse a su trabajo,
el empleado deberá proveer evidencia médica que justifique la ausencia por
razón médica (2 días)

"El empleado puede
ausentarse por..."

El empleado puede ausentarse
por un periodo prolongado.  Si se le
ordena descanso prolongado, el empleado deberá notificar de esto al patrono
de inmediato.

El empleado deberá llamar a la
oficina del patrono y notificarle de la fecha en que espera regresar a
trabajar

Citas Médicas

Si un empleado tiene una cita
médica, debe notificar al patrono de la cita tan pronto le sea posible, y al
menos el día antes de la ausencia.

Se puede requerir al empleado
que provea evidencia de que asistió a la cita

Hay tendencia de que si la cita
es por la mañana, el empleado no regresa a laborar.

"OJO"

OJO:  Pueden haber citas médicas de emergencia
que no permitan dar aviso previo

El empleado debe dar aviso al
patrono lo más pronto que pueda, preferiblemente antes de que se de la
ausencia.

Citas médicas de familiares no
cuentan una ausencia válida por enfermedad.

Sanciones

Aún cuando un empleado se
ausente por una enfermedad, si no llama para notificar de su ausencia a
tiempo, puede ser sancionado

Si no llama antes de regresar a
trabajar, el patrono pudiese no dejarlo trabajar o le puede sancionar

Licencia por Vacaciones

Se conceden para que el
empleado pueda descansar de su trabajo

No debe ser utilizada en
sustitución de la licencia por enfermedad

Las vacaciones son generalmente
programadas entre el empleado y su patrono

"Idealmente"

Idealmente, el empleado
disfrutará de sus vacaciones en la fecha de su preferencia

El empleado disfrutará de sus
vacaciones en la fecha en que el patrono pueda prescindir de sus servicios

Las vacaciones deben ser
consecutivas

El patrono puede cancelar las
vacaciones de entenderlo necesario

"Se puede llamar a
un..."

Se puede llamar a un empleado a
trabajar mientras está disfrutando de sus vacaciones.

Al patrono le conviene que el
empleado tome sus vacaciones

El empleado no puede justificar
una ausencia utilizando un día de vacaciones

Licencia por Accidente
del Trabajo

Protección concedida por la Ley
de Compensación por Accidentes del Trabajo

Cubrirá a todos los empleados
que se lesionen en su trabajo, no importa el tipo de lesión o el grado de
negligencia del patrono

Todo empleado que se lesione en
el trabajo tiene que reportarse al Fondo

"El Fondo
determinará el diagnóstico"

El Fondo determinará el
diagnóstico, tipo de tratamiento a darse y fecha en que el empleado está apto
para trabajar

Empleado tiene obligación de
reportarse a trabajar dentro de los 15 días luego de ser dado de alta

Excusa médica

Cómo identificar abusos
de las licencias

Se identifica el abuso de
licencia de forma similar a como se identifica un problema de ausentismo
crónico

Evalúe el número de días (u
horas) que un empleado está ausente en un mes

Determine si existe un patrón
de ausentismo justificado

Determine si existe una
enfermedad recurrente utilizada para excusar ausencia

Indicadores de abuso

Una persona que no es el
empleado llama para excusarlo

Constantes enfermedades por
condiciones sencillas

El empleado no llama para
excusarse

Otros compañeros de empleo se
ausentan en la misma fecha

No se trae certificado médico
para justificar la ausencia

Ausencias coinciden con
anuncios de cesantías o reducción de trabajo

Patrón de Ausencias

Los empleados tienden a
establecer un patrón de ausencias definido

Día antes o después de un día
feriado

Día de cobro o día después del
día de cobro

Lunes o viernes

Ausencia por enfermedad luego
de disfrutar de otra licencia

Enfermedad luego de la licencia
por duelo

"Si usted encuentra
un patrón..."

Si usted encuentra un patrón de
ausentismo, se puede disciplinar al empleado aún cuando tenga certificación
médica que excuse la ausencia.

Para detectar patrón de
ausencias, debe tener un sistema que identifique los días libres, feriados y
días de paga

El patrón puede ser evidente o
poco evidente (de mes a mes, de año a año)

Accidentes del Trabajo

La forma más fácil de tomarse
unas vacaciones es mediante el alegar que se accidentó en el trabajo.

El FSE trata primero, pone en
descanso, y luego determina si es relacionado o no

El empleado, si lo desea,
disfrutará de tratamiento en descanso con facilidad

Lesiones no siempre son
evidentes

Lesiones de espalda, problemas
emocionales

"El abuso a la
protección..."

El abuso a la protección del
FSE ocurre de varias maneras:

Se simula accidente o lesión
para ausentarse

Se simulan síntomas para
alargar periodo de cubierta

El FSE es el que determina la
condición médica del empleado, y el patrono no tiene nada que decir al
respecto

"Problema"

Problema:  Empleado es dado de alta por el FSE pero no
regresa a trabajar

Indica que no puede trabajar

Se presenta con excusa médica

FSE es el que determina si está
apto, y si lo dan de alta, se supone que regrese a trabajar

"El empleado es dado
de..."

El empleado es dado de alta,
pero usted tiene dudas si está apto para trabajar

Que se evalúe por un médico
ocupacional

"Empleado se reporta
al FSE..."

Empleado se reporta al FSE por
una lesión en la espalda.  FSE le
ordena descanso mientras recibe tratamiento

Usted sorprende al empleado
haciendo una piscina a mano, y lo graba en videotape

¿Qué acción tomaría?

¿Cómo identificar el
fraude?

Las siguientes circunstancias
puede sugerir un fraude

Solo se queja de un dolor, no
de otra condición debilitante

El empleado está disgustado con
alguien en la empresa, en particular su jefe o supervisor.

Tiene un historia de abuso de
alcohol o drogas

El empleado tiene problemas
económicos

"El empleado
anticipa que va..."

El empleado anticipa que va a
ser afectado por una cesantía o reducción de empleo

El accidente o lesion sucede
sin la presencia de testigo alguno

El certificado médico que trae
el empleado no cuadra con lo que le ha manifestado o con la lesión que tiene

Lesión está relacionada con una
condición pre-existente

"El empleado se
dedica en..."

El empleado se dedica en su
tiempo lilbre a actividades peligrosas.

No se reporta el accidente o
lesión de manera oportuna.

Al tratar de conseguir al
empleado en su casa, no está

Los certificados médicos son
emitidos por distintos médicos

"El empleado tiene
un historia..."

El empleado tiene un historia
de baja productividad

El empleado recientemente
adquirió un plan de seguro por incapacidad

El empleado no coopera con el
médico ocupacional que pueda contratar el patrono

"Empleado se empieza
a enfermar..."

Empleado se empieza a enfermar
luego de una evaluación negativa

El empleado tiene problemas de
alcohol o drogas

El empleado puede ser
cesanteado

El empleado lleva a cabo
actividades peligrosas en su tiempo libre

No puede conseguir al empleado
cuando lo llama a su casa

"No se reporta el
accidente..."

No se reporta el accidente a
tiempo

Cambio constante de médico

¿Qué debe hacer el
patrono?

Estar alerta en todo momento al
ausentismo de los empleados y posibles patrones

Busque la mayor información que
pueda sobre la condición o lesión del empleado, su tratamiento,  y su rehabilitación, así como estresores

Otras Acciones

Mantener unas condiciones de
trabajo agradable y buenas

Empleados que se sienten parte
de un equipo dan menos problemas

Patrono debe preocuparse por el
bienestar de sus empleados, y demostrarlo

Buenos supervisores producen
menos ausencias

Otras Acciones

Un buen control de asistencia
evita el abuso a las licencias

Una comunicación constante con
el empleado ayudará a identificar problemas

Ofrecer bonos por asistencia
perfecta

Manténgase Informado

Tenga información estadística
sobre el ausentismo en su taller de trabajo

Conozca las estadísticas sobre
ausentismo en su industria

Conozca las estadísticas sobre
ausentismo en su localización geográfica

Revisión de Políticas de
Licencias

Acomode las políticas a su
realidad

Ojo con las políticas enlatadas
enviadas de USA

A

Política Modelo

Deméritos

Cuando se ausenta sin justa
causa – 2 puntos

Cuando se ausenta por causa,
pero no llama – 1 punto

Si llega tarde a trabajar – 1
punto

Si pasan 6 semanas sin
ausentarse o llegar tarde – se le quita un demerito

"Penalidades"

Penalidades

3 puntos – Advertencia

6 puntos – Advertencia

9 puntos – suspensión

12 puntos - despido

"La ventaja de este
sistema..."

La ventaja de este sistema es
que es puramente objetivo, no requiere evaluación alguna por parte del
supervisor

Es automático y matemático, y
los números supuestamente no mienten

Es fácil de automatizar

El empleado sabe las
consecuencias de sus actos

Certificados Médicos

HIPAA regula estrictamente
información que un doctor pueda dar a terceras personas

No se puede hacer divulgación
de información sin consentimiento de paciente

Información de condición,
tratamiento, prognosis, u otra información adicional

Solo aplica médicos que
transmitan información de manera electrónica

¿Qué hacer con HIPAA?

Ignórela!!

Si tiene problema, pida una
autorización de divulgación

Información que puede
pedir al FSE

Cuando un empleado se reporta
al Fondo, ¿qué información puede pedir?

TODA

¿Qué información va a recibir?

NINGUNA

FIN

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Introducción

n

En Puerto Rico
hay un sinnúmero de

licencias
concedidas al empleado

n

Vacaciones

n

Enfermedad

n

Fondo del Seguro
del Estado

n

FMLA

n

SINOT

n

A estas
licencias hay que añadir los días

feriados
reconocidos por ley

n

El propósito de
las licencias es permitir

que el empleado
se ausente por una razón

válida sin que
se afecte su salario o

compensación

n

Las licencias no
son para que el empleado

las utilice
todos los años en su totalidad

n

Si el empleado
disfruta todas las licencias,

trabajaría
aproximadamente 9 meses al

año o menos